Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
NYXIA eSports e.V.
Loretostraße 67
88069 Tettnang
Deutschland
E-Mail: info@nyxia.team
Vertreten durch den Vorstand.
Der Verein wird durch zwei Mitglieder des Vorstands gemeinsam vertreten.
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Kommunikation, zur Mitgliederverwaltung, zur Beitragsverwaltung, zur Organisation des Vereinsbetriebs oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, IP-Adresse, Discord-Name, Nickname, Mitgliedschaftsdaten, Beitragsdaten und Bankdaten.
Die Verarbeitung erfolgt nach den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den jeweils geltenden nationalen Datenschutzvorschriften.
3. Besuch der Website und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hostinganbieter automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt.
Dies können insbesondere sein:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- aufgerufene Seite oder Datei
- übertragene Datenmenge
- verwendeter Browser
- verwendetes Betriebssystem
- Referrer-URL
- Statusmeldungen des Servers
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, die Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten und Fehler analysieren zu können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website.
Die Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Speicherung aus Sicherheitsgründen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
4. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Inhalt der Nachricht
- Zeitpunkt der Kontaktaufnahme
- weitere freiwillig übermittelte Angaben
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einer Mitgliedschaft, einem Aufnahmeantrag oder einer sonstigen vertraglichen Beziehung zusammenhängt. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen.
Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Mitgliedsantrag und Mitgliederverwaltung
Für den Mitgliedsantrag, die Mitgliederverwaltung und die Organisation der Vereinsmitgliedschaft verarbeiten wir personenbezogene Daten von Mitgliedern und Antragstellern.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
- Vorname und Nachname
- Anschrift
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Discord-Name
- Ingame-Name / Nickname
- Steam-Name
- Mitgliedschaftsart
- Eintrittsdatum
- Beitragsstatus
- Kommunikationsdaten
- vereinsbezogene Verwaltungsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung von Mitgliedsanträgen, der Durchführung der Mitgliedschaft, der Mitgliederkommunikation, der Organisation des Vereinsbetriebs, der Verwaltung von Teams, Trainings, Veranstaltungen und Mitgliederversammlungen sowie zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Vereinsaufgaben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Begründung oder Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich ist. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur ordnungsgemäßen Vereinsorganisation erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6. Externe Vereinssoftware
Für die Mitgliederverwaltung, Mitgliedsanträge, Beitragsverwaltung und SEPA-Verwaltung nutzen wir eine externe Vereinssoftware.
Dienstleister:
Marco Klär
Karlsbader Weg 42 88212 Ravensburg Deutschland
https://app.membrio.de/
Über diese Vereinssoftware können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name
- Anschrift
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Mitgliedschaftsart
- Eintrittsdatum
- Beitragsstatus
- SEPA-Mandatsdaten
- IBAN
- Kontoinhaber
- Mandatsreferenz
- vereinsbezogene Verwaltungsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Verwaltung der Mitgliedschaft, zur Beitragsabrechnung, zur Durchführung von SEPA-Lastschriften und zur ordnungsgemäßen Vereinsverwaltung.
Der Dienstleister verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Mit dem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Beitragsverwaltung und SEPA-Lastschrift
Wenn Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, verarbeiten wir die für den Beitragseinzug erforderlichen Zahlungsdaten.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
- Name des Kontoinhabers
- IBAN
- BIC, sofern erforderlich
- Kreditinstitut
- Mandatsreferenz
- Beitragshöhe
- Zahlungsstatus
- Buchungsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Beitragszahlung und zur Verwaltung der Mitgliedschaft.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit steuerliche oder buchhalterische Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Zahlungsdaten können an beteiligte Zahlungsdienstleister, Banken oder die von uns eingesetzte Vereinssoftware übermittelt werden, soweit dies für den Beitragseinzug erforderlich ist.
8. Fotos, Videos, Namen und Nicknames
Im Rahmen von Vereinsveranstaltungen, Trainings, Turnieren, Streams, Teamdarstellungen oder öffentlichen Vereinsaktivitäten können Fotos, Videos, Namen, Nicknames, Teamzugehörigkeiten oder spielbezogene Informationen verarbeitet werden.
Eine Veröffentlichung auf der Website, in sozialen Medien, in Streams, in Vereinsberichten oder in sonstiger Öffentlichkeitsarbeit erfolgt nur, soweit hierfür eine Einwilligung vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.
Rechtsgrundlage für freiwillige Veröffentlichungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Soweit Bilder oder Informationen zur Berichterstattung über Vereinsveranstaltungen oder zur berechtigten Außendarstellung des Vereins verwendet werden, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Darstellung des Vereinslebens und der Öffentlichkeitsarbeit.
9. Jugendliche Mitglieder
Bei minderjährigen Mitgliedern verarbeiten wir zusätzlich Daten der gesetzlichen Vertreter, soweit dies für die Aufnahme, Verwaltung der Mitgliedschaft, Beitragsverwaltung, Kommunikation oder Einholung erforderlicher Zustimmungen notwendig ist.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
- Name der gesetzlichen Vertreter
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Zustimmungserklärungen
- Zahlungsdaten, sofern ein gesetzlicher Vertreter Zahlungspflichtiger oder Kontoinhaber ist
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
10. Discord, Social Media und externe Plattformen
Wir nutzen externe Plattformen und soziale Netzwerke, um über den Verein zu informieren, mit Mitgliedern zu kommunizieren und Vereinsaktivitäten zu organisieren.
Dazu können insbesondere gehören:
- Discord
- Twitch
- YouTube
- X / Twitter
- TikTok
Wenn Sie unsere Profile auf diesen Plattformen besuchen oder dort mit uns interagieren, werden personenbezogene Daten auch durch die jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet. Auf Art, Umfang und Zwecke dieser Verarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss.
Für die Nutzung der jeweiligen Plattformen gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.
Wir verarbeiten Daten aus diesen Plattformen nur, soweit dies zur Kommunikation, Organisation oder Öffentlichkeitsarbeit des Vereins erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation mit Mitgliedern, Interessenten und der Öffentlichkeit sowie in der Organisation des Vereinsbetriebs.
11. Eingebettete Inhalte
Unsere Website kann eingebettete Inhalte von Drittanbietern enthalten, zum Beispiel Videos, Streams, Karten, Social-Media-Beiträge oder externe Medien.
Beim Aufruf solcher Inhalte können personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adresse, Geräteinformationen, Browserinformationen und Nutzungsdaten, an den jeweiligen Drittanbieter übermittelt werden.
Eingebettete Inhalte werden nur eingesetzt, soweit dies technisch erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.
Sofern externe Inhalte erst nach Einwilligung geladen werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
12. Cookies und lokale Speicherung
Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Dabei können Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden.
Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien werden eingesetzt, um die Website bereitzustellen und grundlegende Funktionen zu ermöglichen.
Nicht notwendige Cookies, Tracking-Technologien, externe Medien oder vergleichbare Dienste werden nur nach Ihrer Einwilligung eingesetzt, sofern eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist.
Rechtsgrundlage für technisch notwendige Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechtsgrundlage für einwilligungspflichtige Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
13. Weitergabe personenbezogener Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine Rechtsgrundlage vorliegt.
Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:
- Hostinganbieter
- Anbieter der Vereinssoftware
- Zahlungsdienstleister und Banken
- IT-Dienstleister
- Steuerberater oder buchhalterische Dienstleister
- zuständige Behörden, soweit gesetzlich erforderlich
- Plattformanbieter bei Nutzung externer Dienste
Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.
14. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Daten aus Mitgliedschaft und Beitragsverwaltung werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder berechtigte Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.
Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert und anschließend gelöscht.
Daten auf Grundlage einer Einwilligung werden gelöscht, wenn die Einwilligung widerrufen wird und keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht.
15. Sicherheit der Verarbeitung
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, sichere Passwörter, rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Übertragung, sorgfältige Auswahl von Dienstleistern und regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Systeme.
16. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
- Recht auf Löschung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung
- Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.
17. Widerruf von Einwilligungen
Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
18. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verein seinen Sitz hat.
20. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 01.08.2026.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Website, unsere Vereinssoftware, unsere Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern.